Esta política explica como a Secretix trata dados pessoais: o que coletamos, por que coletamos, com quem compartilhamos, por quanto tempo guardamos e como você exerce os seus direitos.
A Secretix é um serviço de atendimento automatizado por inteligência artificial que responde, entende e agenda pelo WhatsApp, desenvolvido e operado por:
Nesta política, "Secretix", "nós" e "nosso" se referem à empresa acima. "Cliente" é a empresa ou o profissional que contrata a Secretix (o escritório, o salão, a clínica). "Usuário final" é a pessoa que conversa pelo WhatsApp com o Cliente e é atendida pela Secretix.
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) distingue quem decide sobre o tratamento (controlador) de quem trata em nome de outro (operador). A Secretix ocupa os dois papéis, em situações diferentes:
Somos operadores em relação aos dados dos usuários finais atendidos pela Secretix. Quem determina as finalidades desse atendimento é o Cliente, que é o controlador desses dados. Nós tratamos essas informações seguindo as instruções do Cliente e o contrato firmado com ele.
Somos controladores em relação aos dados de cadastro, cobrança e uso do painel pelos nossos próprios Clientes, e em relação aos dados de quem entra em contato conosco por este site ou usa as nossas demonstrações públicas, em demo.secretix.com.br.
Na prática: se você é um usuário final e quer exercer direitos sobre a sua conversa, o pedido deve ser dirigido primeiro à empresa que atendeu você (o Cliente). Ainda assim, você pode nos escrever e nós encaminharemos ao controlador responsável, apoiando o atendimento do pedido.
Se você enviou o formulário de contato ou usou uma demonstração, o pedido é feito diretamente a nós, pelo e-mail indicado na seção 13.
A Secretix não pede documentos, dados bancários ou senhas ao usuário final. Se a pessoa enviar espontaneamente informações sensíveis na conversa, elas serão tratadas com a mesma confidencialidade e sujeitas ao prazo de retenção desta política.
Quando você envia o formulário de contato deste site (botões "Quero no meu negócio" e "Falar com a gente"), tratamos:
O contato fica registrado no nosso sistema e é lido pela equipe da Secretix em um painel interno, com acesso por login. A equipe também é avisada do novo contato por uma mensagem de WhatsApp com os dados do formulário.
O endereço IP da sua conexão é usado apenas para limitar a quantidade de envios por dia. Essa contagem fica na memória do servidor, recomeça a cada dia e não é gravada junto do contato. Em caso de falha técnica, o endereço IP pode constar do registro de erros do servidor.
Em demo.secretix.com.br você conversa com a secretária de IA em negócios de exemplo (clínica, salão, advocacia, studio de pilates e escola). É uma simulação: nada é agendado de verdade e a conversa não dispara mensagem para ninguém. Mesmo assim, o que você escreve ali é tratado:
As conversas, com a ficha e o resumo, ficam registradas no nosso sistema e são lidas pela equipe da Secretix no mesmo painel interno. O contato enviado pela demonstração segue o caminho descrito no item 3.3, inclusive o aviso à equipe.
O endereço IP é usado da mesma forma que no item 3.3, aqui para limitar a quantidade de mensagens e de envios por dia.
Na conversa, use dados fictícios. Os negócios das demonstrações são exemplos: você não precisa — e não deve — informar ali dados reais sensíveis, seus ou de outras pessoas, como dados de saúde ou detalhes de um caso jurídico, nem dados reais de crianças e adolescentes. O que você digitar será tratado como descrito nesta política.
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Atender, entender e agendar — responder as mensagens, interpretar o pedido e marcar, remarcar ou cancelar compromissos | Execução de contrato e procedimentos preliminares (art. 7º, V), por conta do Cliente controlador |
| Enviar confirmações e lembretes do compromisso agendado | Execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse em reduzir faltas (art. 7º, IX) |
| Manter registro da conversa para que o Cliente acompanhe o atendimento e assuma quando quiser | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Operar, manter e melhorar o serviço, incluindo segurança, auditoria e suporte | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Gerir a assinatura do Cliente e cumprir obrigações fiscais | Execução de contrato (art. 7º, V) e obrigação legal (art. 7º, II) |
| Responder ao seu contato e apresentar o serviço — retornar a quem enviou o formulário do site ou de uma demonstração e dar seguimento à conversa comercial | Procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Demonstrar o serviço e melhorar as demonstrações — gerar as respostas da demonstração e registrar e resumir as conversas, para a nossa equipe acompanhar o uso e corrigir o que for preciso | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Evitar abuso do formulário e das demonstrações — limitar, pelo endereço IP, a quantidade de envios e de mensagens por dia | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
Não vendemos dados pessoais e não usamos as conversas dos usuários finais para publicidade. Também não utilizamos o conteúdo dessas conversas para treinar modelos de inteligência artificial próprios ou de terceiros.
Os dados do formulário de contato são usados somente para o contato que você pediu. Nas demonstrações, as conversas são enviadas à Anthropic para gerar as respostas e o resumo, e ficam registradas para a nossa equipe ler. A Secretix não usa essas conversas para treinar modelos de inteligência artificial.
Para funcionar, a Secretix se apoia em fornecedores que atuam como operadores ou suboperadores, cada um com acesso limitado ao mínimo necessário para a sua função:
| Fornecedor | Para quê | Dados envolvidos |
|---|---|---|
| Meta Platforms WhatsApp Business Platform | Canal de mensagens: é por onde a conversa acontece. Também é por onde a nossa equipe recebe o aviso de um novo contato comercial | Número de WhatsApp e conteúdo das mensagens. No aviso de novo contato: nome, empresa, ramo, WhatsApp, e-mail e mensagem de quem enviou o formulário |
| Gupshup provedor oficial (BSP) da Meta | Intermedia tecnicamente o envio e o recebimento das mensagens | Número de WhatsApp e conteúdo das mensagens |
| Anthropic modelos Claude | Interpreta a mensagem e formula a resposta do atendimento e das demonstrações; gera o resumo das conversas das demonstrações | Conteúdo da conversa e contexto do agendamento; nas demonstrações, a conversa e os dados do atendimento simulado. Não recebe os dados do formulário de contato |
| OpenAI transcrição de áudio | Converte em texto os áudios enviados na conversa | Arquivo de áudio e a transcrição resultante |
| Pagar.me | Processa a assinatura dos Clientes contratantes | Dados de cobrança do Cliente. Não recebe dados de usuários finais |
| Provedor de hospedagem | Servidores onde este site, as demonstrações, o sistema e o banco de dados são executados, em infraestrutura no Brasil | Todos os dados do serviço, de forma armazenada, incluídos os contatos recebidos e os registros das demonstrações |
| Google Google Drive | Guarda as cópias de segurança diárias do banco de dados | Cópia de todos os dados do serviço, criptografada por nós antes do envio. Cada cópia é descartada depois de 30 dias e pode ficar por até mais 30 dias na lixeira do Google Drive, ainda criptografada |
Podemos ainda compartilhar dados quando houver obrigação legal ou ordem de autoridade competente, ou para o exercício regular de direitos. Em caso de reorganização societária, os dados podem ser transferidos ao sucessor, mantidas as condições desta política.
Alguns dos fornecedores acima processam dados fora do Brasil — é o caso da Meta, da Gupshup, da Anthropic e da OpenAI. Nessas situações, a transferência ocorre nos termos dos artigos 33 e seguintes da LGPD, amparada nas cláusulas contratuais e nos compromissos de proteção de dados firmados com cada fornecedor, para que o padrão de proteção acompanhe o dado.
Isso inclui as conversas das demonstrações, enviadas à Anthropic, e o aviso de novo contato, que passa pela Meta. As cópias de segurança guardadas no Google Drive também podem ficar em servidores fora do Brasil; elas são criptografadas antes do envio, com chave que fica com a Secretix.
Guardamos os dados pessoais tratados no atendimento pelo prazo de 3 (três) anos, contado do último contato do usuário final, salvo se o Cliente controlador definir prazo menor em sua configuração ou se houver dever legal de guarda por período diferente.
Encerrado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados por rotina automatizada. Dados necessários ao cumprimento de obrigações fiscais, contábeis ou à defesa em processos podem ser mantidos pelo prazo legal aplicável, ainda que fora do ambiente de atendimento.
Contatos pelo site e demonstrações. Para os dados do formulário de contato e para os registros das demonstrações não há prazo fixo nem eliminação automática. Eles ficam guardados enquanto forem necessários para responder ao seu contato, dar seguimento à conversa comercial e acompanhar as demonstrações. Você pode pedir a eliminação a qualquer momento pelo e-mail contato@ihcert.com.br, e nós apagamos os dados. No caso de uma demonstração, informe o dia e a hora aproximada da conversa, para que possamos localizá-la.
As cópias de segurança do banco de dados são descartadas depois de 30 dias e podem ficar por até mais 30 dias na lixeira do Google Drive, ainda criptografadas. Por isso, um dado eliminado ainda pode permanecer nessas cópias por até cerca de 60 dias.
Nenhum sistema é imune a incidentes. Caso ocorra um incidente de segurança com risco relevante aos titulares, comunicaremos a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, os Clientes afetados e, quando formos os controladores dos dados, os próprios titulares, conforme o artigo 48 da LGPD.
A LGPD garante a você, titular dos dados, o direito de:
Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para contato@ihcert.com.br. Responderemos no menor prazo possível. Podemos pedir informações adicionais para confirmar a sua identidade antes de atender ao pedido — é uma medida de proteção a você.
Se você é um usuário final, lembramos que o controlador dos seus dados de atendimento é a empresa com quem você conversou; encaminharemos a ela o seu pedido e acompanharemos o atendimento.
Este site institucional é estático e não utiliza cookies de rastreamento, pixels de publicidade nem ferramentas de análise de audiência. Navegar por estas páginas não cria perfil sobre você.
No painel de gestão, usado apenas por Clientes contratantes, empregamos um cookie estritamente necessário para manter a sessão autenticada — sem ele o login não se sustenta.
O formulário de contato deste site não usa cookies nem armazenamento local do navegador. As demonstrações, em demo.secretix.com.br, também não usam cookies de rastreamento, pixels de publicidade nem ferramentas de análise de audiência, e não gravam nada no armazenamento local: no seu navegador, o identificador da conversa existe só enquanto a página está aberta. Há uma exceção: quando o acesso a uma demonstração é feito por um link com código de acesso, um cookie estritamente necessário guarda esse código por 14 dias, para o link não precisar ser usado de novo.
As fontes são carregadas de serviços externos: Fontshare e Google Fonts neste site, Google Fonts nas demonstrações. Ao buscá-las, o seu navegador se conecta a esses serviços, que recebem o seu endereço IP.
A Secretix não é destinada a menores de 18 anos e não coletamos dados de crianças e adolescentes de forma intencional. Quando o atendimento envolver um menor — por exemplo, um responsável agendando uma consulta —, o tratamento se dá no melhor interesse do menor, conforme o artigo 14 da LGPD, e sob responsabilidade do Cliente controlador. Nas demonstrações, a conversa pode simular um responsável falando de uma criança — é o caso da escola e da pediatria da clínica de exemplo. Vale a orientação do item 3.4: não informe ali dados reais de crianças ou adolescentes.
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no serviço, nos fornecedores ou na legislação. A data da última atualização fica sempre indicada no topo desta página. Alterações relevantes serão comunicadas aos Clientes pelos canais de contato cadastrados.
Dúvidas, pedidos ou reclamações sobre privacidade e proteção de dados:
Você também pode apresentar reclamação diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
